Cosa può scaricare un’impresa sono quelle spese che seguono i criteri di: effettività, inerenza e congruità.
Parliamo quindi di quei costi che sono strettamente legati alla tua attività. All’interno della tua contabilità dunque non può essere inserito qualsiasi costo a prescindere. Inoltre, in caso di accertamento, è tuo onere non solo mostrare la documentazione relativa agli acquisti (le fatture) ma anche provare che i costi sostenuti abbiano i predetti requisiti. Fai ben attenzione!
Prima di fare una lista però è importante sapere che cosa serve al fine di poter inserire un costo nella tua contabilità ovvero per farti scaricare il costo.
Devi essere in possesso della fattura di acquisto (in formato xml) se italiana o PDF se straniera, fattura che deve essere intestata alla tua partita iva, e di tutte quelle che sono le pezze giustificative che possano esserti di supporto in caso di controlli. (Per pezze giustificative intendiamo ricevute, documenti di trasporto, biglietti ecc…).
Altra premessa prima di parlare di ciò che potrai scaricare è quella del momento in cui viene definita la deducibilità. Per le imprese solitamente si applica il “noto comma 5“; in altre parole i costi che sostieni vengono inseriti in Co.Ge. (contabilità generale) secondo il principio del “fattura registrata = fattura pagata in pari data”. In tal modo le fatture con tutti i costi che sostieni diventano “temporalmente” deducibili esclusivamente in base alla data di registrazione del documento dato che vige tale presunzione registrato = pagato.
Ovviamente, sono previste come al solito delle eccezioni in relazione alla tipologia di costo sostenuto, un’esempio su tutti sono l’acquisto di beni strumentali che utilizzerai per più anni e che verranno ammortizzati in più esercizi. Fiscalmente non potrai dunque dedurre tutto subito nell’anno di acquisto del bene strumentale.
Spese deducibili al 100%
Se sei un commerciante o un artigiano i costi che puoi scaricare al 100% sono:
- merci destinate alla vendita o alla trasformazione;
- materiali di consumo;
- cancelleria e valori bollati;
- libri inerenti la propria professione;
- corsi di formazione e aggiornamento professionale;
- software e applicativi gestionali;
- attrezzatura e beni strumentali ad uso esclusivo dell’attività (PC, stampante, fax, macchinari e attrezzature varie, impianti, ecc);
- spese postali di spedizione (ad esempio se invii la merce al cliente tramite corriere);
- spese dei professionisti che ti emettono regolare fattura per le loro prestazioni intellettuali (commercialisti, avvocati, ingegneri, ecc);
- spese di pubblicità e promozione;
- spese e utenze della propria sede aziendale incluse le spese condominiali e la TARI (tassa sui rifiuti);
- imposte e tasse come i diritti camerali annui oppure bollettini per il pagamento di oneri comunali, ecc;
- costo del lavoro dipendente;
- le prestazioni di lavoro occasionale che ricevi da parte di tuoi eventuali collaboratori non titolari di partita iva.
Spese promiscue
Non è raro che ci siano delle spese che possano essere imputate parte per la sfera lavorativa e parte per la sfera privata. Tali spese sono definite appunto spese promiscue. Questa spese si ritrovano molto spesso quando per lo svolgimento dell’attività ti avvali di mezzi privati come l’auto o utilizzi la tua residenza come ufficio/studio.
In queste situazioni ci sono delle regole specifiche per la deduzione dei costi. Tali spese infatti non sono deducibili/scaricabili al 100% ma in maniera ridotta.
Spese promiscue casa-ufficio
Nella premessa che la casa-ufficio non è un immobile strumentale ma promiscuo e che tutte le spese debbano essere intestate a te, puoi dedurre i costi relativi a utenze, bollette, affitto, spese condominiali, TARI e altri costi per acquisto di servizi e beni nella misura del 50% dell’importo (articolo 54, comma 3, del TUIR). Per usufruire di tale deduzione non è necessario dimostrare che tali spese siano state effettivamente sostenute durante l’orario di lavoro o verso dei clienti o fornitori.
La detrazione dell’iva per le spese promiscue
Riguardo l’iva delle spese promiscue, il dibattito è sempre aperto. Per le spese promiscue infatti bisognerebbe valutare in maniera oggettiva la quota parte di iva pagata per lo svolgimento della propria attività, cosa praticamente impossibile (pensa alla bolletta del gas). In questi casi, prudenzialmente ti consigliamo di non detrarre l’iva su tali spese per evitare qualsiasi tipo di recupero dell’iva da parte dell’erario.
Le spese telefoniche
Oggi non si distingue più tra utenza fissa e mobile, si ha un criterio unico per la deducibilità del costo. La deducibilità del costo per le spese telefoniche è prevista per l’80% del costo presente in fattura. Capitolo iva invece, la detrazione al 100% della stessa è prevista solo nel caso di telefonia fissa esclusiva mentre per l’utenza cellulare l’iva è detraibile al 50%.
Attenzione. Nel caso di abitazione–ufficio il costo promiscuo presente in bolletta invece è deducibile nella misura del 50% come abbiamo detto prima mentre l’iva prudenzialmente è bene non detrarla.
Le spese per i dipendenti e le loro trasferte
Anche le spese sostenute per i dipendenti rappresentano dei costi deducibili integralmente. Per i tuoi dipendenti, inoltre, sono deducibili le spese per vitto e alloggio giornaliero per le trasferte svolte in Italia, e fuori dal proprio comune fino a € 180,76.
I buoni pasto ai dipendenti
I buoni pasto sono largamente utilizzati da imprese con dipendenti. Per te la fattura dell’azienda che emette i buoni ti darà la possibilità di dedurre il 100% del costo complessivo di tutti i buoni e detrarre interamente l’IVA.
Le spese per alberghi e ristoranti
Per stabilire quali sono le spese deducibili per alberghi e ristoranti bisogna distinguere tra:
- spese per alberghi e ristoranti “pure”;
- spese per alberghi e ristoranti assimilate alle spese di rappresentanza;
- spese per alberghi e ristoranti per corsi di aggiornamento professionale.
Nel primo caso, spese per alberghi e ristoranti pure, potrai detrarre il 100% dell’iva e il 75% del costo. Ovviamente le spese devono essere documentate e inerenti all’attività. Ti consigliamo sempre di farti emettere fattura: non basta il documento commerciale se vuoi detrarre il 100% dell’iva.
Per imprese individuali, in questa ipotesi, non è previsto alcun limite di deducibilità del costo in relazione al fatturato, ma esclusivamente la percentuale di deducibilità del 75% rispetto al totale del costo sostenuto.
Nel secondo caso, invece, spese di alberghi e ristoranti assimilate a quelle di rappresentanza, non potrai detrarre l’iva (quindi iva indetraibile al 100%), mentre è possibile dedurre soltanto il 75% del costo nei limiti del 1,5% del fatturato.
Nel terzo caso, ovvero sostenimento delle spese di albergo e ristorante per partecipare a corsi e convegni, sarà possibile detrarre il 100% dell’iva e dedurre il 75% del costo.
Gli omaggi ai clienti
Se vuoi fare dei piccoli omaggi ai tuoi clienti, le fatture per l’acquisto di tali beni possono diventare una opportunità anche per dedurre tali costi.
Se regali ai clienti oggetti che nulla hanno a che fare con il business (come ad esempio un panettone e una bottiglia di vino ai vostri clienti mentre voi avete un negozio di scarpe) e che costano meno di 50 euro ciascuno (iva esclusa) potrai dedurre il 100% di quel costo e detrarre anche tutta l’iva.
Le spese per automobili
Per le spese legate all’acquisto di carburante e manutenzione dell’auto, la percentuale di deducibilità del costo è del 20% mentre l’iva è detraibile al 40% limitatamente ad un solo veicolo. L’appeal è veramente basso.
E’ importante, al fine di scaricare tali spese che tu paghi con mezzi tracciabili e che all’interno della fattura sia riportata anche la targa dell’autoveicolo oltre che i tuoi dati fiscali. Per le autovetture quindi i vantaggi sono minimi, il discorso cambia per gli autocarri.
Se acquisti un autocarro, ad esempio un piccolo furgoncino ad uso esclusivo dell’attività, un camion o in genere un mezzo per il trasporto di merci, è possibile portare in deduzione, sempre ammortizzando su più anni, l’intero costo di acquisto oltre al 100% dell’Iva esposta in fattura. Dimostrare, ovviamente, l’uso esclusivo di un autocarro per la tua attività è davvero semplice per il contribuente rispetto all’autovettura di famiglia.
Le spese di viaggio e trasporto
Rispetto alle spese per l’automobile, le spese di viaggio o trasporto sono interamente deducibili, se inerenti all’attività. In ogni caso, se la tua trasferta è all’interno del comune in cui ha la sede dell’attività, i costi non puoi dedurli.
Se la trasferta avviene con l’utilizzo dell’auto aziendale, valgono le regole generali per la deducibilità dei costi per il carburante.
